Paperless

16/3 2011

Paperless state of mind

35

Voilà, ik heb mij twee dagen en nachten volledig op mijn administratie gesmeten. Zoals gezegd zijn ze deze dinsdag mijn portable Scanner komen brengen, de Canon P150M. Gedétailleerde info daarover vindt u hier.

Eerste even een paar kleine bevindingen over de scanner en daarna meer over de praktische aanpak van “paperless office”.

Waarom heb ik voor deze scanner gekozen:

Uiteraard is het een klein een compact toestel, het is een beetje smaller dan mijn 13 inch Macbook Pro.
Niet te veel draden om het ding aan te sluiten, slechts één USB kabel en je kan scannen. Je kan nog een tweede USB kabel aansluiten om extra stroom te voorzien voor snel en grote hoeveelheden te verwerken maar ik heb vrij snel een 700 tal documenten gescanned zonder die extra stroomkabel.
Verder is de software die je nodig hebt om te scannen aanwezig op het toestel zelf, deze manifesteert zich als een extra drive op je computer vanwaaruit je de scansoftware kan opstarten.

Dubbelklikken start de software op waarmee je uitgebreide mogelijkheden hebt om je scans te (auto)benoemen, kwaliteit te bepalen, in welke folder je de scans wil laten wegschrijven, …

Die software draait zéér smooth en snel, ik heb de bijgeleverde CD-rom nog niet in de cd-drive gestoken om extra software of drivers te installeren, hoe plug&play kan het zijn!

Verder scant dat ding in één adem rectoverso en filtert desgewenst de blanco pagina’s eruit. Als je papieren een beetje scheef in de lader zitten zorgt hij er toch nog voor dat deze recht op je PDF komen, er passen ongeveer 20 pagina’s in de papierlader, handig voor huurcontracten te scannen etc. … enfin ik kan zo nog wel even doorgaan. Dit is gewoon een doosje hoogtechnologosch vernuft ter grootte van een pennenzak, my kinda thing!

OK, genoeg lofzang, nu even terug naar de praktische uitvoerende kan van de zaak. Ten eerste moet je even al je moed bijeenrapen en je godganse papierberg even door de scanner rammen. Ik ben nog maar een viertal jaar zelfstandige dus op zich viel dat goed mee. Ik heb telkens sessies van een jaar gehouden, daarmee bedoel ik de papierberg per jaar: van 2011 tot 2008. Verspreid over 2 dagen was dat best nog doenbaar.

Terwijl je aan het scannen bent kan je best een zo consequent mogelijke naamgeving aan elk document geven. Ik heb geopteerd voor telkens naamleverancier_YYYYMM_onderwerp.pdf, in de praktijk geeft dit: Servix_201006_Octa.pdf. Zo sorteren de items zich mooi per leverancier of klant per jaartal per maand.

Eenmaal gescanned komen de pdf’en in de “New” folder in mijn Dropbox, van daaruit sleep ik ze naar de desbetreffende submappen.
Wat betreft folderstructuur, dat is een beetje persoonlijk voor iedereen, ik heb voor onderstaande gekozen en voorlopig geraak ik er wegwijs in en uit. Maar misschien werkt voor een andere structuur.

Het voordeel van de folderstructuur is dat alles mooi geordend staat, maar wat nog beter is het feit dat ik dankzij de naamgeving met “Alfred App” ook op naam van eventuele documenten kan zoeken. Stel dat ik de factuur van mijn Nikon D700 wil zoeken, dan open ik Alfred App via de short key-code en typ in het venster:”_D700″ en nog geen fractie van een seconde later staat er een link naar de twee facturen van mijn D700. How easy is that!?

Zoals in mijn vorige post vermeld heb ik niet geopteerd om alles te zetten op een USB stick maar in “The Cloud” via Dropbox, om 2 redenen. Ten eerste omdat ik er van overal wil aankunnen via laptop, desktop, iPad, iPhone, web, … Ten tweede omdat naast de folder beveiliging die ik op die folders heb gezet, dropbox ook zéér secure is.

Ik ben trots op mezelf dat ik even voor de korte pijn heb gekozen en alles er door heb gejaagd, van nu af aan is het allemaal peanuts. 15 minuutjes per week de hele zaak opvolgen en alles wat binnenkomt van papier inscannen.

Enfin dit was zo bondig mogelijk de uitleg van hoe ik het allemaal heb aangepakt, ik hoop dat u er ook iets aan hebt!
Feel free om uw ervaringen of opmerkingen te sharen.

Ik heb me de laatste dagen met veel andere dingen beziggehouden dan met fotograferen: die paperless, het zoeken een studio en nog wat zaken, … Allemaal en in functie wel van mijn fotografie, maar ik ben blij dat ik morgen mijn camera terug in de hand kan nemen en vrij beeldjes kan gaan maken!

[ related post: paperless ]

13/3 2011

Paperless

20

In mijn constante zoektocht naar vereenvoudiging en transparantie, stootte ik vorige week op deze post: Paper Free Living, die is echt wel blijven hangen in mijn hoofd. Ik ben een ramp met losliggende papieren en deze ordenen en classeren. Digitaal lukt met dat wonderbaarlijk goed. Na wat gepeins, inschatten of dit wel een meerwaarde is en vooral of ik dit zou volhouden, heb ik besloten om me daar gewoon even kei hard op te smijten.

Ik ben deze ochtend begonnen om alle papieren in te scannen die dateren van 2011. Facturen, verzekerings documenten, huurcontracten , … u kan het zo gek niet bedenken of ik heb het op mijn scanner gelegd. Ondertussen staat elk document dat gedateerd is anno 2011 al op mijn harde schijf, gedateerd en geklasseerd en al.

Of de structuur de juiste is moet ik nog even afwachten. Ik werk nu echt op onderwerp en op het laagste niveau voeg ik dan een jaartal toe. vb Verzekering -> Auto ->2010. Ik ben er nog niet uit of dit het beste werkt, dat wachten we nog even af. Maar door alles files een relevante naam te geven en datering is alles zéér snel terug gevonden. En dat is al een vooruitgang!

Momenteel ben ik nog aan de slag gegaan met mijn trouwe HP-scanner/printer. Om één of andere reden scant die niet meer via het wifi netwerk, dus moet ik alles eerst op een USB stickje zetten om later over te zetten naar mijn dropbox. Nadeel is ook dat die niet dubbelzijdig scant en alles als jpg opslaat, ook meerdere pagina’s doet hij niet, wat nogal omslachtig is voor huur contracten etc…

Dinsdag komen de mannen van printershop.be de Canon P-150 afleveren. Deze scant (onderandere) naar pdf en dubbelzijdig en heeft een feedtray voor bv meerdere documenten in één pdf te steken.

Voor 2011 ben ik al up and running, voor 2010 en 2009 moet ik nog even een inhaalslag doen, maar ik zie er niet tegenop. Volgens mij elke dag een beetje en dat is op een weekje of 2 gepiept. En dan kan ik al die andere rommel buitensmijten! Opletten dat ik u niet scan als u mij één van de volgende weken tegen het lijf loop.

In tegenstelling tot beschreven in de oorspronkelijke post, zet ik niet alles op een USB stickje, enerzijds omdat identiek hetzelfde stickje bij mij na 3 maanden corrupt was, ik heb een beveiligde en geëncrypteerde folder in dropbox gemaakt waar ik die files drop. Zo kan ik er ook van eender welke device aan!

Ergens ben ik ook wel realistisch, 100% paperless zal het niet direct zijn, maar als ik het printen al kan minimaliseren dat zou super zijn. Nu copieerde ik bijvoorbeeld elke factuur die ik binnenkreeg ook nog eens voor het eigen klassement. Sinds vandaag scan ik het orgineel en sla ik het digitaal op, het orginele moet nog naar de boekhouder gebracht worden, fysiek, want dat wil “Vadertje Staat”. Maar ‘t is niet omdat mijn omgeving nog niet 100% meewil dat ik al niet een stapje verder mag zetten. Eerst en vooral is het gewoonweg handiger en beter voor mij en ook een beetje voor het milieu.

Ik geloof in elk geval héél hard in deze manier van aanpak en het sluit nauw aan bij mijn vorige post: “How I roll in the cloud“.

Keep you posted on this!