Office

13/3 2011

Paperless

20

In mijn constante zoektocht naar vereenvoudiging en transparantie, stootte ik vorige week op deze post: Paper Free Living, die is echt wel blijven hangen in mijn hoofd. Ik ben een ramp met losliggende papieren en deze ordenen en classeren. Digitaal lukt met dat wonderbaarlijk goed. Na wat gepeins, inschatten of dit wel een meerwaarde is en vooral of ik dit zou volhouden, heb ik besloten om me daar gewoon even kei hard op te smijten.

Ik ben deze ochtend begonnen om alle papieren in te scannen die dateren van 2011. Facturen, verzekerings documenten, huurcontracten , … u kan het zo gek niet bedenken of ik heb het op mijn scanner gelegd. Ondertussen staat elk document dat gedateerd is anno 2011 al op mijn harde schijf, gedateerd en geklasseerd en al.

Of de structuur de juiste is moet ik nog even afwachten. Ik werk nu echt op onderwerp en op het laagste niveau voeg ik dan een jaartal toe. vb Verzekering -> Auto ->2010. Ik ben er nog niet uit of dit het beste werkt, dat wachten we nog even af. Maar door alles files een relevante naam te geven en datering is alles zéér snel terug gevonden. En dat is al een vooruitgang!

Momenteel ben ik nog aan de slag gegaan met mijn trouwe HP-scanner/printer. Om één of andere reden scant die niet meer via het wifi netwerk, dus moet ik alles eerst op een USB stickje zetten om later over te zetten naar mijn dropbox. Nadeel is ook dat die niet dubbelzijdig scant en alles als jpg opslaat, ook meerdere pagina’s doet hij niet, wat nogal omslachtig is voor huur contracten etc…

Dinsdag komen de mannen van printershop.be de Canon P-150 afleveren. Deze scant (onderandere) naar pdf en dubbelzijdig en heeft een feedtray voor bv meerdere documenten in één pdf te steken.

Voor 2011 ben ik al up and running, voor 2010 en 2009 moet ik nog even een inhaalslag doen, maar ik zie er niet tegenop. Volgens mij elke dag een beetje en dat is op een weekje of 2 gepiept. En dan kan ik al die andere rommel buitensmijten! Opletten dat ik u niet scan als u mij één van de volgende weken tegen het lijf loop.

In tegenstelling tot beschreven in de oorspronkelijke post, zet ik niet alles op een USB stickje, enerzijds omdat identiek hetzelfde stickje bij mij na 3 maanden corrupt was, ik heb een beveiligde en geëncrypteerde folder in dropbox gemaakt waar ik die files drop. Zo kan ik er ook van eender welke device aan!

Ergens ben ik ook wel realistisch, 100% paperless zal het niet direct zijn, maar als ik het printen al kan minimaliseren dat zou super zijn. Nu copieerde ik bijvoorbeeld elke factuur die ik binnenkreeg ook nog eens voor het eigen klassement. Sinds vandaag scan ik het orgineel en sla ik het digitaal op, het orginele moet nog naar de boekhouder gebracht worden, fysiek, want dat wil “Vadertje Staat”. Maar ‘t is niet omdat mijn omgeving nog niet 100% meewil dat ik al niet een stapje verder mag zetten. Eerst en vooral is het gewoonweg handiger en beter voor mij en ook een beetje voor het milieu.

Ik geloof in elk geval héél hard in deze manier van aanpak en het sluit nauw aan bij mijn vorige post: “How I roll in the cloud“.

Keep you posted on this!

24/6 2010

Who needs…

3

a laptop…! When you have an iPad to work with at the office!

in G33k , Snapshots Tags: ,