Het nadeel van zo vaak te verplaatsen is dat is dat je soms aan connectiviteit inboet en dat is niet onbelangrijk. ‘t Is niet omdat ik soms een beetje rondzwerf van de een locatie naar de andere dat ik niet bereikbaar wil zijn en vooral nogal altijd “on the fly” mijn klanten of leveraciers met woord en daad te servicen. Daar zijn naar mijn bescheiden mening drie niveau’s in:

• Basic conversaties, als in: “yep ik kan in die meeting zijn“, “ik stuur je dat vanavond door” en andere korte mail conversaties. Verder ook twitter, instagram en andere sociale zelfbevestiging. Voor dat alles gebruik ik mijn iPhone.
• Voor het iets uitgebreidere werk: Basic offertes, langere mails, briefings of ideeën uitschrijven als ook wat instant snapshots publishen daar gebruik ik mijn iPad voor.
• En soms, zoals de voorbije twee dagen, heb ik geen zin om thuis te zitten en verhuis ik van de ene coffee bar naar de andere met mijn laptop om een beetje aan mobile office te doen. Ik hou van afwisseling.

Bij dat laatste is het vaak het probleem om ten eerste internet te vinden en ten tweede een stabiele verbinding te hebben. Vele zogenaamde Wifi Bars hebben crappy browser sessies die alleen surfen en/of mail toestaan… that kinda sucks! Maar gelukkig kan je dan naar (iPhone) Tethering. Hoewel dat laatste niet meer werkt bij mij sinds de upgrade naar IOS beta 5, maar dit terzijde.

De vrolijke kerels van Scarlet waren zo vriendelijk om mij bij wijze van test een toestelletje, de Scarlet Pocket Wifi, op te sturen dat ideaal is voor mensen zoals ik: onrustig en niet lang op één locatie en toch over alle communicatiemogelijkheden beschikken. Om dit toestelletje te testen heb ik even alle andere mobiel verbindingen die ik heb opzij geschoven en gewoon met mijn laptop en de Scarlet Pocket Wifi mijn ding gedaan.

Eerst en vooral, voor zij die minder thuis zijn in die materie, even een korte duiding. Die Scarlet Pocket is een klein draagbaar toestel, ter grote van een gemiddeld gsm toestel. Deze maakt net zoals alle andere smartphones verbind met het internet via het 3G GSM netwerk (via de simcard die er inzit). Anderzijds gedraagt deze Pocket Wifi zich zoals je draadloze router thuis. Je kan dus ten alle tijde met je Wifi apparatuur: iPad Wifi, Tablet, Netbook, laptop, smartphones … verbinding maken met de Pocket Wifi en surfen op het internet.

Twee dagen heb ik er nu met rondgehost en het heeft me geen seconde in de steek gelaten. Op plekken waar ik wifi beschikbaar had van de locatie waar ik zat gebruikte ik die, ’cause nothing beats the real thing. Indien er geen wifi voor handen was schakelde ik over naar de Pocket Wifi. Je wordt dat zéér snel gewoon, en de mogelijkheden zijn enorm. Een stom voorbeeld: ik sta langs de kant van de weg een beetje rond te kijken en mijn boekhouder belt mij met de vraag of ik nog een paar vergeten facturen kan doorsturen, voor de afsluiting van het kwartaal. Ik mijn laptop open, connecteren op de Scarlet Pocket Wifi, inloggen op mijn cloudbased facturatie programma, pdf’ke downloaden en 5 minuten later zat het in zijn mailbox. Ik moest zelfs niet overhuis, laat staan twee stappen verzetten. Vaak moet ik als fotograaf ook lang wachten voor, tijdens of zelfs na shoots… vaak op locaties waar geen internet is, deze gaat steevast mee vanaf nu! Want de batterij van dit ding gaat 10 keer langer mee dan die van mijn iPhone. En zo kan ik in plaats van wachten mijn tijd nuttig doorbrengen met het bijwerken van mijn administratie, wat researchen of gewoon mijn tijd verdoen met tweeteren en facebooken… maar ik kan tenminste kiezen.
Héérlijk vind ik die vrijheid.

Door zaken als de Pocket Wifi zijn we niet meer of véél minder verbonden aan onze bureau’s, aan onze infrastructuur thuis, als je dan ook nog een grote hoeveelheid van je tools en files in de cloud hebt staan is er helemaal geen reden meer om thuis gevangen te zitten. De mogelijkheden voor mezelf zijn dus echt exponentieel, zoals ik al aangaf.

Is dit nu iets nieuw of revolutionair? Nee, want zoals gezegd zijn de iPhone en andere toestelen waren ook al voorzien van een “Personal Hotspot” of beschikten over “internet tethering”. En de toestelletjes zijn al veel langer op de markt.

Waar verschilt het met de USB 3G sticks? Ik denk in gebruiksgemak, enkel maar wifi netwerk aanklikken en je bent vetrokken. Je kan er ook met meerdere toestellen op connecteren zowel je laptop als je smartphone of weet ik veel wat. Dat is natuurlijk ten koste van je surf snelheid als je er met meer apparaten opzit.

Wat ik wel interessant vind is dat er weer een drempel verlaagd is voor vele mensen. Ik weet van mezelf dat ik redelijk vooruitstrevend ben in die zaken, daar tijd en energie en geld in steek om mobiel persoonlijk en professioneel actief te blijven. Maar voor veel mensen is dat niet het geval. Zaken als de Scarlet Pocket Wifi maken het eenvoudig en betaalbaar voor het grote publiek. Is Scarlet nu een God in mobile-land, geen idee, maar ze zijn wel de eerste (voor zover ik weet) die het in een gecombineerd pakket aanbieden voor een betaalbare prijs: 49 euro voor het toestelletje & 15 Europese Rijksdaalders voor 1gig data. Dat is bijna, let wel bijnà, zoveel als de werkelijke god in Mobile-land.

Kortom, ik ben verrast door de simpliciteit van dit kleinood, op amper een paar dagen tijd heb ik het meer gebruikt dan verwacht en hij zit nu standaard in mijn cameratas als ik mijn laptop meeneem.

Eerste even een paar kleine bevindingen over de scanner en daarna meer over de praktische aanpak van “paperless office”.

Waarom heb ik voor deze scanner gekozen:

Uiteraard is het een klein een compact toestel, het is een beetje smaller dan mijn 13 inch Macbook Pro.
Niet te veel draden om het ding aan te sluiten, slechts één USB kabel en je kan scannen. Je kan nog een tweede USB kabel aansluiten om extra stroom te voorzien voor snel en grote hoeveelheden te verwerken maar ik heb vrij snel een 700 tal documenten gescanned zonder die extra stroomkabel.
Verder is de software die je nodig hebt om te scannen aanwezig op het toestel zelf, deze manifesteert zich als een extra drive op je computer vanwaaruit je de scansoftware kan opstarten.

Dubbelklikken start de software op waarmee je uitgebreide mogelijkheden hebt om je scans te (auto)benoemen, kwaliteit te bepalen, in welke folder je de scans wil laten wegschrijven, …

Die software draait zéér smooth en snel, ik heb de bijgeleverde CD-rom nog niet in de cd-drive gestoken om extra software of drivers te installeren, hoe plug&play kan het zijn!

Verder scant dat ding in één adem rectoverso en filtert desgewenst de blanco pagina’s eruit. Als je papieren een beetje scheef in de lader zitten zorgt hij er toch nog voor dat deze recht op je PDF komen, er passen ongeveer 20 pagina’s in de papierlader, handig voor huurcontracten te scannen etc. … enfin ik kan zo nog wel even doorgaan. Dit is gewoon een doosje hoogtechnologosch vernuft ter grootte van een pennenzak, my kinda thing!

OK, genoeg lofzang, nu even terug naar de praktische uitvoerende kan van de zaak. Ten eerste moet je even al je moed bijeenrapen en je godganse papierberg even door de scanner rammen. Ik ben nog maar een viertal jaar zelfstandige dus op zich viel dat goed mee. Ik heb telkens sessies van een jaar gehouden, daarmee bedoel ik de papierberg per jaar: van 2011 tot 2008. Verspreid over 2 dagen was dat best nog doenbaar.

Terwijl je aan het scannen bent kan je best een zo consequent mogelijke naamgeving aan elk document geven. Ik heb geopteerd voor telkens naamleverancier_YYYYMM_onderwerp.pdf, in de praktijk geeft dit: Servix_201006_Octa.pdf. Zo sorteren de items zich mooi per leverancier of klant per jaartal per maand.

Eenmaal gescanned komen de pdf’en in de “New” folder in mijn Dropbox, van daaruit sleep ik ze naar de desbetreffende submappen.
Wat betreft folderstructuur, dat is een beetje persoonlijk voor iedereen, ik heb voor onderstaande gekozen en voorlopig geraak ik er wegwijs in en uit. Maar misschien werkt voor een andere structuur.

Het voordeel van de folderstructuur is dat alles mooi geordend staat, maar wat nog beter is het feit dat ik dankzij de naamgeving met “Alfred App” ook op naam van eventuele documenten kan zoeken. Stel dat ik de factuur van mijn Nikon D700 wil zoeken, dan open ik Alfred App via de short key-code en typ in het venster:”_D700″ en nog geen fractie van een seconde later staat er een link naar de twee facturen van mijn D700. How easy is that!?

Zoals in mijn vorige post vermeld heb ik niet geopteerd om alles te zetten op een USB stick maar in “The Cloud” via Dropbox, om 2 redenen. Ten eerste omdat ik er van overal wil aankunnen via laptop, desktop, iPad, iPhone, web, … Ten tweede omdat naast de folder beveiliging die ik op die folders heb gezet, dropbox ook zéér secure is.

Ik ben trots op mezelf dat ik even voor de korte pijn heb gekozen en alles er door heb gejaagd, van nu af aan is het allemaal peanuts. 15 minuutjes per week de hele zaak opvolgen en alles wat binnenkomt van papier inscannen.

Enfin dit was zo bondig mogelijk de uitleg van hoe ik het allemaal heb aangepakt, ik hoop dat u er ook iets aan hebt!
Feel free om uw ervaringen of opmerkingen te sharen.

Ik heb me de laatste dagen met veel andere dingen beziggehouden dan met fotograferen: die paperless, het zoeken een studio en nog wat zaken, … Allemaal en in functie wel van mijn fotografie, maar ik ben blij dat ik morgen mijn camera terug in de hand kan nemen en vrij beeldjes kan gaan maken!

[ related post: paperless ]

Ik ben deze ochtend begonnen om alle papieren in te scannen die dateren van 2011. Facturen, verzekerings documenten, huurcontracten , … u kan het zo gek niet bedenken of ik heb het op mijn scanner gelegd. Ondertussen staat elk document dat gedateerd is anno 2011 al op mijn harde schijf, gedateerd en geklasseerd en al.

Of de structuur de juiste is moet ik nog even afwachten. Ik werk nu echt op onderwerp en op het laagste niveau voeg ik dan een jaartal toe. vb Verzekering -> Auto ->2010. Ik ben er nog niet uit of dit het beste werkt, dat wachten we nog even af. Maar door alles files een relevante naam te geven en datering is alles zéér snel terug gevonden. En dat is al een vooruitgang!

Momenteel ben ik nog aan de slag gegaan met mijn trouwe HP-scanner/printer. Om één of andere reden scant die niet meer via het wifi netwerk, dus moet ik alles eerst op een USB stickje zetten om later over te zetten naar mijn dropbox. Nadeel is ook dat die niet dubbelzijdig scant en alles als jpg opslaat, ook meerdere pagina’s doet hij niet, wat nogal omslachtig is voor huur contracten etc…

Dinsdag komen de mannen van printershop.be de Canon P-150 afleveren. Deze scant (onderandere) naar pdf en dubbelzijdig en heeft een feedtray voor bv meerdere documenten in één pdf te steken.

Voor 2011 ben ik al up and running, voor 2010 en 2009 moet ik nog even een inhaalslag doen, maar ik zie er niet tegenop. Volgens mij elke dag een beetje en dat is op een weekje of 2 gepiept. En dan kan ik al die andere rommel buitensmijten! Opletten dat ik u niet scan als u mij één van de volgende weken tegen het lijf loop.

In tegenstelling tot beschreven in de oorspronkelijke post, zet ik niet alles op een USB stickje, enerzijds omdat identiek hetzelfde stickje bij mij na 3 maanden corrupt was, ik heb een beveiligde en geëncrypteerde folder in dropbox gemaakt waar ik die files drop. Zo kan ik er ook van eender welke device aan!

Ergens ben ik ook wel realistisch, 100% paperless zal het niet direct zijn, maar als ik het printen al kan minimaliseren dat zou super zijn. Nu copieerde ik bijvoorbeeld elke factuur die ik binnenkreeg ook nog eens voor het eigen klassement. Sinds vandaag scan ik het orgineel en sla ik het digitaal op, het orginele moet nog naar de boekhouder gebracht worden, fysiek, want dat wil “Vadertje Staat”. Maar ‘t is niet omdat mijn omgeving nog niet 100% meewil dat ik al niet een stapje verder mag zetten. Eerst en vooral is het gewoonweg handiger en beter voor mij en ook een beetje voor het milieu.

Ik geloof in elk geval héél hard in deze manier van aanpak en het sluit nauw aan bij mijn vorige post: “How I roll in the cloud“.

Keep you posted on this!

Slechts één adres: Woordgriet !

Een campgane van eigen bodem ten voordele van de Millenniumdoelstellingen om druk uit te oefenen op onze politici om deze effectief aan te pakken. Deelnemen kan hier: www.wachtmee.be, meer info over de campagne hier . Gewoon 10 seconden niets doen en daarmee zet u zich achter dit statement, makkelijk tòch!!

Click here to view the embedded video.

Een kleine 30 BV’s veilen hun kussen. De opbrengst van die veilingen gaan integraal naar kansarme Belgische kinderen die uit hun gezin weggehaald zijn.
Die BV’s zijn onder andere Virginie Claes, Erika Van Tielen, Jean-Marie Pfaff, Lady Linn, Jonas Geirnaert en nog een heel deel anderen.

De actie is bezig van vandaag en loopt nog tot 29 april.

Ik ga voor het kussen van Roos Van Acker!
Actie ten voordele van SOS Kinderdorpen by Happiness Brussels, uit de mailbox gevist maar omdat ze het oprecht vragen doen we dat met plezier!

Ik zeg, blazen maar! Hierzo!

het zal er dan een beetje zo uitzien:

Blowjob granted by DGA

DeJeanZelf, onze CD is op zoek naar Digitale Creatieven om zijn team te versterken. Maar als hij zo blijft verder doen, moeten we binnenkort ook opzoek gaan naar een nieuwe Creative Director.

Because White Man Can’t Jump!

Meer hierover op www.spottedbylocals.com/antwerp

• MiniBooks: de iPhone versie van mijn facturatie programma Freshbooks. Minibooks geeft mij bijna evenveel mogelijkheden als ik heb op de online tool: Factureren, herfactureren, reminders sturen, status betalingen checken, … zéér handig!
• Dropbox: Omdat ik nogal vaak zéér grote files moet versassen, gebruik ik dropbox. Omdat ik  3o minuten voor de deadline meestal een mailtje krijg met de vraag om de link naar de files nog eens door te sturen, gebruik ik deze app, van hieruit kan ik de links naar de respectievelijek files probleemloos doorsturen, waar ik ook ben. Das niet onhandig!
• Convertbot: Omzetten van alle mogelijke eenheden naar andere eenheden. Ik gebruik het vooral om euro’s naar dollars om te zetten en vica versa. Maar hij kan véél meer…
• Analytics:  Redelijk vanzelfsprekend denk ik. Gebruik ‘m vooral om bij het live gaan van sites te monitoren hoe de eerste uren/dagen verlopen. Ook mijn eigen site statistieken monitor ik hier onder andere met.
• Statistics: Specifieke stats counter voor wordpress blogs. De stats van mijn blogs checken dus.
• WordPress: Niet persé om te bloggen maar om comments te modereren indien nodig.
• tumblr: Gebruik ik vooral om foto’s e uploaden op mijn mobile blog.
• Facebook: das duidelijk dacht ik
• Flickr: De officiële flickr app. Ik heb wel een voorkeur voor gewoon de webversie m.flickr.com, die is sneller en update zichzelf direct. De app heeft soms wat vetraging bij het updaten van views, pictures van contacts, … en ik gebruik die toch alleen maar om te browsen door foto’s. Uploaden doe ik niet via de app.
• Tweetie: Vogens mij de beste twitter app. Maar ieder zijn goesting natuurlijk hé.
• DoodleJump: echt gewoon een super verslavend spelleke en frustrerend ook. Als ik ergens moet wachten speel ik hier een paar spelletjes van tot het wachten voorbij is..

En daarnaast surf en mail ik ook gigantisch véél. En voor de rest is er geen enkel app die voorziet in mijn behoeften, die nogal functioneel zijn en vooral wederkerend. Ja Shazam is tof maar ik heb het nog nooit echt moeten gebruiken en zo zijn er nog 300.000 andere apss die wel tof zijn maar geen toegevoegde waarde hebben. Moest ik er toch één over het hoofd zien, dan mag je mij dat altijd laten weten.