24/11 2012

Cloudroom

12

Als redelijk neurotisch gestructureerde mens ben ik nogal georganiseerd in mijn professioneel doen en laten. Zo heb ik de gewoonte om op dagen dat ik niet moet shooten, in de voormiddag al mijn paperassen werk te doen, beelden te processen, paperless office te doen etc… Daar ben ik meestal wel wat uurtjes zoet met en ik ben dan ook blij als ik voldaan de deur achter mij dicht trek na de middag om weet ik veel wat te gaan doen. Vaak elders op locatie verder te werken aan offertes of producties, of gewoon niks doen… enfin, you catch my drift! Het enige waar ik voor aan mijn bureau thuis ben gebonden ben is mijn foto archief, al de rest heb ik al cloud-gewijs opgelost (meer daarover hier: How I roll in the cloud) en kan ik dus overal ter wereld werken, zolang ik maar internet access heb.

Maar het overkomt mij zeer vaak dat ik ergens rustig in een coffee bar of bij vrienden op kantoor aan het werken ben en dat ik een mail of telefoon van een klant, vriend, nonkel … krijg, die vraagt om de beelden van vorige maand, week, gisteren, … nog eens aan te leveren… ze zijn de link kwijt, krijgen de zip-file niet open, of heb nog extra beelden nodig. Ik service mijn klanten graag en wil dan ook zo snel mogelijk het gevraagde aanleveren. Daar zit je dan met je heerlijke dampende coffee, een tram- of fietsrit ver van thuis verwijderd. Tot nu toe reed ik dan ook naar huis om alles op te leveren. En tegen dat allemaal gebeurd was is het meestal de moeite niet om weer terug te keren naar die intussen koud geworden koffie. Very annoying, aangezien je als freelancer wel eens wat anders wil zien dan je eigen muren elke dag. Voor de duidelijkheid, thuis werk ik op een iMac met een extra scherm aan, op locatie gebruik ik een Macbook Air en ik zou graag hebben dat mijn Lightroom op beide devices identiek is.

Even ter verduidelijking, Lightroom, in het kort voor de leken, is een fotobewerkings- & archiverings programma. Je kan er dus beelden in bewerken, maar ook tags, kleuren, ratings, … aan beelden toekennen. Het programma moet je per computer installeren en maakt gebruik van drie principale bestanden.

  1. de catalog: die onthoud welke bewerking, tags, rating, … je een welke foto’s hebt gegeven
  2. de preview database: kleine thumbnails (previews) van je foto’s zodat je er snel door kan lopen zonder elke keer zware files in te laden.
  3. de foto library: de folderstructuur waar je foto’s in opgeslagen zijn.

Allé, om een lang verhaal kort te maken zocht ik naar een manier om eenvoudig mijn Lightroom op twee verschillende computers te gebruiken met dezelfde files settings, zonder dat ik mij al te druk moet maken om versie conflicten of uren lang moest gaan mergen etc.

Ik heb dat als volgt opgelost:

Ten eerste moet u weten dat mijn LR catalogs per jaar zijn opgesplitst, deze catalogs heb ik, inclusief de previews naar mijn dropbox verhuisd. Voor diegene die nog niet weten wat dropbox is, dropbox is een webservice waar je files van je computer met kan synchroniseren over meerdere computers (uitgebreide uitleg hier).

LR Catalogs on Dropbox

Deze catalogs en preview databases nemen ongeveer een 8,5 GB voor hun rekening. Dat is natuurlijk al héél wat, als je weet dat een standaard (gratis) account bij Dropbox maar 5GB is. Mijn Dropbox is momenteel 108 GB groot, enerzijds omdat ik al lang gelden een betalende account van 50 GB had genomen en door ergens een paar maand geleden een verdubbeling gekregen voor trouwe klanten (of zoiets). Verder ben ik ook van mening dat als je (semi) professioneel van diensten gebruik maakt, je er ook maar beter voor kan betalen, dan krijg je ook goede service indien nodig. Verder gebruik ik Dropbox ook om mijn files naar klanten door te sturen en alle andere zaken tussen mijn twee computers te syncen, maar dit terzijde. In Lightroom kan je eenvoudig via de catalog settings aangeven wat het default path is voor de catalog:

LR Catalog Settings

Dus nu heb ik de Lightroom catalog al op Dropbox staan, dat wil zeggen dat als ik op eender welke computer die aan die dropbox gelinkt is, mijn archief structuur, tags, quoteringen, etc… allemaal kan hanteren.

LR

Maar zoals je in de screenshot hierboven kan zien ontbreken de echte files nog, dat zie je aan het vraagteken bij elke preview. De previews die je hier ziet staan mee in de Dropbox maar als ik de foto wil bewerken, exporteren, … dan moet ik de link nog leggen met de locatie waar de RAW-files staan. Dat brengt ons bij het tweede gedeelte van dit verhaal.

Vroeger werkte ik met een externe harde schijf, die aan mijn iMac thuis was gekoppeld. Ik importeerde de beelden lokaal, eenmaal bewerkt transfereerde ik ze naar die externe harde schijf, een soort actief archief was dat (en deze werd dan gebackupped naar een andere harde schijf en backblaze, meer daarover hier). Of ik was op lokatie aan ‘t shooten en importeerde de beelden op mijn laptop. Die RAW’s + bewerkingen exporteerde ik dan naar een harde schijf als backup, die ik dan thuis weer importeerde naar mijn vaste PC. Omslachtig en tijdrovend. Om uitgebreide bewerkingen te doen werk ik nog liefst op mijn iMac, twee grote schermen is altijd beter dan een 13 inch scherm. Maar dus…

Een kleine check van mijn foto-archief leerde mij dat ik ‘ongeveer’ 1 terrabyte aan beelden produceer op een jaar. Ik werk zoals met mijn catalogs, ook voor mijn beelden met folder per jaar – maand en dan per shoor per jaar. Ik heb dus voor dit jaar alle raw-files op een harde schijf van 1TB gezet, de folder 2012 in dit geval. Op en kleine portable mobiel USB3 harde schijf, van G-technologies. Dat is dus eigenlijk mijn master geworden. Op éénder welke computer ik werk, na bewerking sleep ik de beelden van de lokale harde schijf naar dit mobiele schijfje. Deze master heb ik altijd bij.

G-Mobile - Master Drive

Belangrijk is wel om weten dat deze schijf dagelijks en zeker na elke shoot gebackupped worden naar een vaste harde schijf, een 2TB G-Drive in dit geval, die dan backupped naar een Lacie (die staat er voorlopig nog tussen) en ook naar Backblaze. Het zou inderdaad te gek zijn om alles op slechts één portable schijfje te hebben staan.

Dus met eender welke device ik bezig ben, zolang ik mijn harde schijfje er aan koppel en via Dropbox mijn Catalogs sync heb ik alles bij de hand en kan ik van eender welke locatie beelden bewerken, exporteren, aanleveren, etc… handig! Thuis moet ik de harde schijf aan de iMac te hangen en die is identiek gelijk aan de andere Lightroom via de Dropbox sync…

De verschillende backups van de ene naar de andere schijf, daar gebruik ik Intego Back Up manager Pro voor. Sinds mijn Drobo verhaal vertrouw ik Raid en toestanden niet meer. Na elke backup of sync tussen de verschillende schijven ga ik steeds manueel verifiëren of alles goed gelukt is, neuroot ik had het in het begin van deze post al gezegd.

Er zijn natuurlijk ook een aantal zaken waar je rekening met moet houden bij deze setup:

  1. Zorg ervoor dat je nooit je lightroom thuis laat openstaan, want dan kan je dezelfde catalog niet opendoen via een andere device.
  2. Het syncen van de catalog naar dropbox gaat als een fluitje van een cent, maar de previews is andere koek. Dat duurt soms wel een minuutje of twintig. Je kan bij je catalog settings aangeven wat het formaat van de previews is, minimal versnelt het geheel een pak!
  3. Altijd zorgen dat je dropbox gesynced is voor je vertrekt. Ik heb standaard zowel mijn laptop als iMac openstaan dus die syncen zéér snel via LAN Sync. Maar je mag het gewoon niet vergeten. Dropbox heeft nog steeds version-tracker in zijn tools staan, als je dan toch met een oude file aan het werken bent, kan je nog steeds de vorige of de volgende versie herselecteren achteraf.
  4. De reden waarom ik die catalogs niet mee op de harde schijf heb gezet is omdat ik, als die harde schijf om één of andere reden niet bij heb, ook niet meer door de previews kan lopen, kan raten, taggen, …
  5. Als je natuurlijk zware files moet exporteren en aanleveren aan derden op locatie dan heb je natuurlijk best wel Wifi voor handen. Hoewel, ik test sinds een tijdje voor twee operatoren hun 4G netwerk en dat is zo extreem snel dat Wifi zelfs niet meer nodig is. Maar daar later meer over.

Nog niet zo lang geleden geb ik ook zitten experimenteren met de Lacie 2Big 6TB network drive om alles over mijn Telenet-lijn remote te doen, maar dat was te complex en duur om daar een stabiele snelle verbinding voor op te zetten.

Ik hoor u denken, wat een gedoe allemaal, gewoon om niet aan thuis gebonden te zijn. Voor mij betekent dat alles: enerzijds draag ik mobile office nogal hoog in het vaandel, we hebben zo veel nieuwe technologieën voor handen die ons het leven gemakkelijker, eenvoudiger en mobieler kunnen maken. Ik maak daar graag gebruik van. En anderzijds ben ik iemand die niet langer als een uur kan stilzitten, variatie is een must voor mij. En net daardoor ben ik steeds opzoek naar manieren om niet locatie gebonden te moeten zijn/werken. Momenteel maak ik nu twee weken gebruik van deze setup en buiten de zaken hierboven vermeld ben ik nog geen andere issues tegen het lijf gelopen. I’ll keep you posted on that matter. Moest u ideeên of suggesties hebben om deze setup te verbeteren, feel free to let me know. I’ve solved it met de kennis die ik voorhanden had. Maar in short:

This simple fix made me very very happy!

12 Responses to “Cloudroom”

  • Cool, heb ‘n gelijkaardige setup maar ik gebruik ook nog Flickr om m’n geselecteerde beelden te backuppen. De foto’s zijn private. Flickr kost $50/2 jaar en komt met unlimited space.

  • Hoera! Goeie ideeën, bedankt.

  • Tom Van den Eynde said

    Heb je Nomadesk al eens bekeken? Ik denk dat je daarmee misschien wel eens alles op een betaalbare manier in de cloud kwijd kan en ondertussen alles op meerdere toestellen in sync kan houden. Daarenboven is het een Gentse startup (een 5 tal jaar actief denk ik). Maw: geen externe schijf meer die mee op stap moet (denk ik…).

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    @Tom: Ja een tijdje geleden maar ik zat toen ook al op dropbox, en ik ben van mening dat je niet als een windhaan moet draaien telkens er een andere concurrent op de markt komt. Dropbox heeft me nog nooit in de steek gelaten dus waarom zou ik switchen. En als online backup gebruik ik Backblaze, voor 50$ per jaar onbeperkt storage. Er staat nu 4 TB bij die mannen.

    Wat betreft de files enkel op zo’n cloud storage staan, dat is nu ook al het geval maar dat is niet werkbaar voor bewerkingen. Heb dat al eens kleinschallig geprobeerd via Amazon S3. Lokala kopie voor te werken is (voorlopig) een must.

    Maar deze setup kan je dus inderdaad met verschillende diensten doen, ‘t is ‘t princiepe dat werkt met wie je in zee gaat, dat is jouw keuze hé ;-)

  • Hey Nico,

    Als beginnend amateurfotograaf sta ik hier relatief ook al vrij ver in: catalog en thumbs op Dropbox.
    Maar ik mankeer af en toe de discipline om alles te backuppen naar een andere HD.

    Vandaar dat die Blackblaze me zo interessant lijkt: ik zou er al mijn foto’s, muziek en korte familievideokes kwijt kunnen.
    Werkt dit goed?
    Kan je bijv bepalen dat enkel bepaalde directories gebackupped moeten worden?

    ‘k Ga dan wel mijn basic shake eens moeten upgraden ;-)

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    Hey Steven,

    inderdaad een stevig interne tlijntje is wel aan te raden.

    Met Backblaze kan je heel specifiek specifieren welke type files en extenties, folders, drives etc je wil uploaden of juist niet.

    backuppen, dat is een must. Moet je een gewoonte van maken.

    cheers

  • Heb zelf eens even gekeken, met Backblaze kan je blijkbaar niet bepalen wat er gebackupped moet worden, en wat niet.
    Maar Backblaze gebruikt de infrstructuur van Crashplan.

    Crashplan+ unlimited is wat ik zoek, aan 3$/maand.
    http://www.crashplan.com/consumer/crashplan-plus.html

  • Sorry, had je reply niet gelezen.
    Ik was dus niet goed geïnformeerd.
    Prijs van Crashplan is ook wat duurder: 50$/jaar zoals Backblaze. Die 3$/maand is bij een contractduur van 4 jaar.

  • Merci om dit te delen! Zeer interessant. ‘k moet er aan beginnen te werken want voor de moment heb ik geen backup plan hier aan deze zijde. “Dood met de kogel” noemen ze dat zeker…

  • Goede tip, nog nooit datacorruptie opgetreden ?

    Nico, synced hij bij een kleine wijziging dan ook je “volledige” Previews.lrdata bestand ?
    Wat die loopt wel op bij me. In men archief moet ik niet perse previews hebben .. maar ik hou ook jaarlijks een catalogue bij , of enkel de catalogues van de onafgewerkte shoots kunnen al eens oplopen.

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    Hey Tom,

    yep dat doet hij wel. Ik heb inderdaad ook zitten kijken of die previews los van de catalog opgeslagen konden worden maar dat is blijkbaar niet het geval.
    Maar ik heb de previews op minimal gezet en dat verllopt toch redelijk vlot hoor. Zelfs bij shoots waar ik meer dan 100 beelden heb is die via lan snc direct gesynced.

    cheers

  • thx for the feedback

    hmm ben hier net orde op zaken aan het stellen in mijn catalogues.
    mijn echte archive lrcat file op zich is al 1,35gig …

    een working catalogie van vb een trouw is slechts 100-200 mb maar de previews file is eigenlijk wel heel groot. ik werk(te) met full size previews. tegenwoordig gebruik ik phootmechanic voor de culling de full size heb ik misschien niet meer nodig tenzij voor de geselecteerde beelden

    heb ook wat schrik dat bij iedere wijziging van je catalogue een sync begint van enkele gigs …

Leave a Reply