16/3 2011

Paperless state of mind

36

Voilà, ik heb mij twee dagen en nachten volledig op mijn administratie gesmeten. Zoals gezegd zijn ze deze dinsdag mijn portable Scanner komen brengen, de Canon P150M. Gedétailleerde info daarover vindt u hier.

Eerste even een paar kleine bevindingen over de scanner en daarna meer over de praktische aanpak van “paperless office”.

Waarom heb ik voor deze scanner gekozen:

Uiteraard is het een klein een compact toestel, het is een beetje smaller dan mijn 13 inch Macbook Pro.
Niet te veel draden om het ding aan te sluiten, slechts één USB kabel en je kan scannen. Je kan nog een tweede USB kabel aansluiten om extra stroom te voorzien voor snel en grote hoeveelheden te verwerken maar ik heb vrij snel een 700 tal documenten gescanned zonder die extra stroomkabel.
Verder is de software die je nodig hebt om te scannen aanwezig op het toestel zelf, deze manifesteert zich als een extra drive op je computer vanwaaruit je de scansoftware kan opstarten.

Dubbelklikken start de software op waarmee je uitgebreide mogelijkheden hebt om je scans te (auto)benoemen, kwaliteit te bepalen, in welke folder je de scans wil laten wegschrijven, …

Die software draait zéér smooth en snel, ik heb de bijgeleverde CD-rom nog niet in de cd-drive gestoken om extra software of drivers te installeren, hoe plug&play kan het zijn!

Verder scant dat ding in één adem rectoverso en filtert desgewenst de blanco pagina’s eruit. Als je papieren een beetje scheef in de lader zitten zorgt hij er toch nog voor dat deze recht op je PDF komen, er passen ongeveer 20 pagina’s in de papierlader, handig voor huurcontracten te scannen etc. … enfin ik kan zo nog wel even doorgaan. Dit is gewoon een doosje hoogtechnologosch vernuft ter grootte van een pennenzak, my kinda thing!

OK, genoeg lofzang, nu even terug naar de praktische uitvoerende kan van de zaak. Ten eerste moet je even al je moed bijeenrapen en je godganse papierberg even door de scanner rammen. Ik ben nog maar een viertal jaar zelfstandige dus op zich viel dat goed mee. Ik heb telkens sessies van een jaar gehouden, daarmee bedoel ik de papierberg per jaar: van 2011 tot 2008. Verspreid over 2 dagen was dat best nog doenbaar.

Terwijl je aan het scannen bent kan je best een zo consequent mogelijke naamgeving aan elk document geven. Ik heb geopteerd voor telkens naamleverancier_YYYYMM_onderwerp.pdf, in de praktijk geeft dit: Servix_201006_Octa.pdf. Zo sorteren de items zich mooi per leverancier of klant per jaartal per maand.

Eenmaal gescanned komen de pdf’en in de “New” folder in mijn Dropbox, van daaruit sleep ik ze naar de desbetreffende submappen.
Wat betreft folderstructuur, dat is een beetje persoonlijk voor iedereen, ik heb voor onderstaande gekozen en voorlopig geraak ik er wegwijs in en uit. Maar misschien werkt voor een andere structuur.

Het voordeel van de folderstructuur is dat alles mooi geordend staat, maar wat nog beter is het feit dat ik dankzij de naamgeving met “Alfred App” ook op naam van eventuele documenten kan zoeken. Stel dat ik de factuur van mijn Nikon D700 wil zoeken, dan open ik Alfred App via de short key-code en typ in het venster:”_D700″ en nog geen fractie van een seconde later staat er een link naar de twee facturen van mijn D700. How easy is that!?

Zoals in mijn vorige post vermeld heb ik niet geopteerd om alles te zetten op een USB stick maar in “The Cloud” via Dropbox, om 2 redenen. Ten eerste omdat ik er van overal wil aankunnen via laptop, desktop, iPad, iPhone, web, … Ten tweede omdat naast de folder beveiliging die ik op die folders heb gezet, dropbox ook zéér secure is.

Ik ben trots op mezelf dat ik even voor de korte pijn heb gekozen en alles er door heb gejaagd, van nu af aan is het allemaal peanuts. 15 minuutjes per week de hele zaak opvolgen en alles wat binnenkomt van papier inscannen.

Enfin dit was zo bondig mogelijk de uitleg van hoe ik het allemaal heb aangepakt, ik hoop dat u er ook iets aan hebt!
Feel free om uw ervaringen of opmerkingen te sharen.

Ik heb me de laatste dagen met veel andere dingen beziggehouden dan met fotograferen: die paperless, het zoeken een studio en nog wat zaken, … Allemaal en in functie wel van mijn fotografie, maar ik ben blij dat ik morgen mijn camera terug in de hand kan nemen en vrij beeldjes kan gaan maken!

[ related post: paperless ]

36 Responses to “Paperless state of mind”

  • Serge Van Cauwenbergh
    Twitter: serge_vc
    said

    Ik ben vandaag ook begonnen met scannen. De Canon P-150 scant lekker vlot en snel, dat kan ik beamen. Ik heb hier het voorbije kwartier zo’n 160 documenten ingescand, de helft daarvan is recto-verso.

    Ik merk een folder “Boetes” in je indeling… LOL

  • De vraag is toch of je bepaalde originelen niet verplicht moet bijhouden bv voor een fiscale controle? Je zit nu met allemaal duplicaten. Ik zou dit ook graag doen met mijn boekhouding maar twijfel dus om die reden.

  • ge mist precies een paar Mobistar-facturen?

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    @Serge: inderdaad, een noodzakelijk kwaad folder

    @bart: Tuurlijk hou ik nog documenten hard copy bij, zoals de geboorte akte van mijn dochter, mijn rijbewijs, identiteitskaart, een nog tal van andere zaken. Maar ik kan ook al heel veel weggooien en print niets meer af.

    @stefaan: des te meer dat ik alles digitaal moet beheren, die verloren factuern is het gevolg van papermess :-)

  • ine said

    meegemaakt: wettelijk mag je geen ‘copie’ van een factuur hebben. je moet de originele hebben.
    is moeilijk om te bewijzen natuurlijk met een digitale versie.

    In deze context weet ik dus niet of een ‘scan’ van een factuur ooit kan aanvaard worden. Bijgevolg toch zeker het origineel aan de boekhouding toevoegen…

    uit de wetgeving:
    Wanneer de originele factuur door toeval is verloren gegaan of vernietigd, dient aan de leverancier of de dienstverrichter een dubbel van de factuur te worden gevraagd, die in alle opzichten overeenstemt met het oorspronkelijk stuk (ook wat de datum betreft).

    Deze kopie van de factuur moet worden aangevuld met de volgende vermelding: ‘Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur: BTW-aanschrijving 10/1974′ + dagtekening + handtekening

    Zonder deze vermelding kan de BTW geweigerd worden !

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    @ine: klopt, maar mijn orginele hardcopy factuur gaat naar de boekhouder, die heeft sowieso dus de orginele factuur. Zolang ik maar zoveel mogelijk paperless is het voor mij al dik ok!

  • Dit lijkt allemaal zeer handig! Ik twikfel echter nog of ik geen all in one zou kopen. Dan zit er ineens een fax en printer bij, wat ik toch ook wel nodig lijk?

  • StijnDW
    Twitter: StijnDeWinter
    said

    Bit the bullet… Ik heb me ook ene besteld… Ik heb tot op heden af en toe een foto gemaakt van een document dat ik per se in de cloud wou storen (Evernote) maar een scanner is natuurlijk een stuk interessanter. Dat zulk ding een volledige pannenkoek van een Flatbed kan vervangen is natuurlijk heel mooi meegenomen.

    Ik kijk er naar uit…

    Nogmaals dank voor de waardevolle tips Niko!

    Grtn
    Stijn

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    @Stijn: good! :-)

  • pfff gevaarlijk zulke (super interessante) blogposts, weeral een want-thing op mijn lijstje.

    De huidige all-in-one printer/scanner is net te log en omslachtig voor het scannen van een stapel papier…

  • koekiemoon said

    is de opdeling in folders nog nodig als je via metagegevens vlot kan zoeken?

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    @koekiemoon: die metagegevens is handig om snel één doc te zoeken en weer te geven. Maar de folderstructuur is toch ook niet onhandig hoor.

  • stillmation said

    As Herman Said..
    I had no idea such a scanner even existed. no power cable, low footprint. Double sided.
    I did scan docs years ago but wasted so much time. I really should start again. Paperwork is for the archive, Dropbox for the now.
    Thanks for the kick in the behind.

  • stillmation said

    should have added.. does that scanner scan small docs too, like fuel, parking, resto reciepts?

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    @Stillmation: It does!

  • stillmation said

    thanks for just costing me more money then ;)

  • Wolf said

    @Ine wat als je alle facturen digitaal stuurt? Dan is er toch nooit een “origineel”?

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    @stillmation: sorry…NOT :-)

  • Tom said

    I want a paperless life, very motivational article ;)

    nu nog de humo, flair, dag allemaal, goed gevoel en de volledige sanoma berg weg zien te krijgen ;)

  • Michel Melsen
    Twitter: michelmelsen
    said

    Voila, zonet de Canon P-150M besteld. Morgen afhalen :)

  • stillmation said

    Michel, Where did you order? Seems printershop doesn’t have them in stock at the moment. I looked at some alternatives with sheet feeders but not much available. I like the fact that it’s all-in-on, drivers, Software and power via USB.

  • Timvd said

    Stillmation,

    Redcoon.be has them, and cheaper then printershop.be. I order stuff there regularly, and they have a good service.
    They also have the fuji scansnap 1300 as an alternative. The biggest drawback for that one is that has no twain drivers, so you can only hope they will be compatible with future versions of osx.

  • stillmation said

    Thanks, will look!

    BTW? what is OSX? :p

  • Michel Melsen
    Twitter: michelmelsen
    said

    @Stillmation: I was lucky then … because 3 hours ago, it was in stock.

  • Tom said

    Wat ik ben vergeten vragen. Heb je tekstherkenning in je PDF’s (OCR) that would rock!

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    @Tom: yep want als ik ze in evernote laadt en een search doe, dan gaat hij in de teksten zelf ook zoeken. Dus die scant met OCR.

    Ain’t that fresh!

  • StijnDW
    Twitter: StijnDeWinter
    said

    @Tom @Dipfico OCR is volgens mij niet incluis, ik denk dat het een functie is die in Evernote Premium vervat zit?

    P.S.: P150M rocks!

  • Serge Van Cauwenbergh
    Twitter: serge_vc
    said

    Ik heb de indruk dat ze bij printershop de voorbije dagen overspoeld worden met bestellingen van die scanner :-) Ik ben alvast erg te spreken over deze aankoop!

  • stillmation said

    Fujitsu S1300 up and running. Amazing little thing.

  • Stillmation,
    Where did you buy it?

  • stillmation said

    Tim, Redcoon

  • Tom Claessens
    Twitter: tmclssns
    said

    Wat doe voor de opvolging van betaaltermijnen mbt de facturen? Staat die vervaldatum ergens mee in de naamgeving? Of check je deze folder gewoon vaak?

    In hard-copy hebben we gewoon thuis een folder “to pay” in chrono. volgorde van vervaldag.

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    @Tom

    ik moet maar twee folders opvolgen, “new” en “nog te betalen”.
    Alles wordt genamed naar filename_datum. Dus zo wete ik ik wanneer het bijna te laat is om te betalen!

  • Van Willigen said

    Is het jullie gelukt de P-150 aan de praat te krijgen i.c.m. ‘Image Capture’/'Fotolader’? Ondank dat de P-150 TWAIN drivers heeft werkt dit niet onder OSX Lion.

    Als het bovenstaande lukt zou het mooi zijn om met Automator een workflow op te zetten.

  • [...] heeft nadien in een vervolgartikel Paperless state of mind zijn bevindingen over deze scanner gepubliceerd. Voor diegenen die oplossingen zoeken om documenten [...]

  • I must say you have very interesting articles here.
    Your page can go viral. You need initial boost only.
    How to get it? Search for: Etorofer’s strategies

Leave a Reply