13/3 2011

Paperless

20

In mijn constante zoektocht naar vereenvoudiging en transparantie, stootte ik vorige week op deze post: Paper Free Living, die is echt wel blijven hangen in mijn hoofd. Ik ben een ramp met losliggende papieren en deze ordenen en classeren. Digitaal lukt met dat wonderbaarlijk goed. Na wat gepeins, inschatten of dit wel een meerwaarde is en vooral of ik dit zou volhouden, heb ik besloten om me daar gewoon even kei hard op te smijten.

Ik ben deze ochtend begonnen om alle papieren in te scannen die dateren van 2011. Facturen, verzekerings documenten, huurcontracten , … u kan het zo gek niet bedenken of ik heb het op mijn scanner gelegd. Ondertussen staat elk document dat gedateerd is anno 2011 al op mijn harde schijf, gedateerd en geklasseerd en al.

Of de structuur de juiste is moet ik nog even afwachten. Ik werk nu echt op onderwerp en op het laagste niveau voeg ik dan een jaartal toe. vb Verzekering -> Auto ->2010. Ik ben er nog niet uit of dit het beste werkt, dat wachten we nog even af. Maar door alles files een relevante naam te geven en datering is alles zéér snel terug gevonden. En dat is al een vooruitgang!

Momenteel ben ik nog aan de slag gegaan met mijn trouwe HP-scanner/printer. Om één of andere reden scant die niet meer via het wifi netwerk, dus moet ik alles eerst op een USB stickje zetten om later over te zetten naar mijn dropbox. Nadeel is ook dat die niet dubbelzijdig scant en alles als jpg opslaat, ook meerdere pagina’s doet hij niet, wat nogal omslachtig is voor huur contracten etc…

Dinsdag komen de mannen van printershop.be de Canon P-150 afleveren. Deze scant (onderandere) naar pdf en dubbelzijdig en heeft een feedtray voor bv meerdere documenten in één pdf te steken.

Voor 2011 ben ik al up and running, voor 2010 en 2009 moet ik nog even een inhaalslag doen, maar ik zie er niet tegenop. Volgens mij elke dag een beetje en dat is op een weekje of 2 gepiept. En dan kan ik al die andere rommel buitensmijten! Opletten dat ik u niet scan als u mij één van de volgende weken tegen het lijf loop.

In tegenstelling tot beschreven in de oorspronkelijke post, zet ik niet alles op een USB stickje, enerzijds omdat identiek hetzelfde stickje bij mij na 3 maanden corrupt was, ik heb een beveiligde en geëncrypteerde folder in dropbox gemaakt waar ik die files drop. Zo kan ik er ook van eender welke device aan!

Ergens ben ik ook wel realistisch, 100% paperless zal het niet direct zijn, maar als ik het printen al kan minimaliseren dat zou super zijn. Nu copieerde ik bijvoorbeeld elke factuur die ik binnenkreeg ook nog eens voor het eigen klassement. Sinds vandaag scan ik het orgineel en sla ik het digitaal op, het orginele moet nog naar de boekhouder gebracht worden, fysiek, want dat wil “Vadertje Staat”. Maar ‘t is niet omdat mijn omgeving nog niet 100% meewil dat ik al niet een stapje verder mag zetten. Eerst en vooral is het gewoonweg handiger en beter voor mij en ook een beetje voor het milieu.

Ik geloof in elk geval héél hard in deze manier van aanpak en het sluit nauw aan bij mijn vorige post: “How I roll in the cloud“.

Keep you posted on this!

20 Responses to “Paperless”

  • Grappig… Wij waren ook zoiets aan het opzetten. Enige probleem is hier dat onze scanner ook alleen maar één pagina per keer (en dan nog niet dubbelzijdig) kan verwerken. Die Canon lijkt me dat ook maar te kunnen. We gaan eerder voor iets gaan waar we wekelijks een stapeltje kunnen laten verwerken in een pdf file, en dan met één of ander stuk software die pdf wel opsplitsen in diverse files. Gisteren vond ik de HP CQ521B consumer all-in-one printer/scanner/fax van HP dit kon (ook op OSX). Lijkt me handiger. Eerst nog wat referenties zoeken over dat apparaat (of dit echt wel goed werkt op OSX)…

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    @Peter: Idd, maar voor mij volstaat die canon: http://www.printershop.be/productvideo/109381/category-106736-scanners/canon-p-150m-portable-scanner-for-mac.html

    Dinsdag meer daarover!

  • Serge Van Cauwenbergh
    Twitter: serge_vc
    said

    Die post die je aan het begin van je artikel vermeldt, heeft me ook geïnspireerd. De Canon P150 is ondertussen besteld.

  • Onze wifi scanner (naar pdf, en verschillende docs in 1 pdf) werkt voor mij perfect. Gisteren 4 uurtjes bezig geweest, en heb al 4 fysieke mappen uit mijn klassement verwerkt.
    Verzekeringen, rekeningen en facturen zijn al gepasseerd (van de laatste 10 jaar)

  • Nico, ik wacht vol spanning op een reviewke van die canon! Het zal vooral snel en gebruiksvriendelijk moeten zijn…
    Anne, wat voor type scanner heb jij?

  • Yves Ferket
    Twitter: nodesktophero
    said

    Ik zou eigenlijk alle inkomsten/uitgaven in een (cloud)applicatie willen. Ben gek van Freshbooks, maar zou daartegen dan ook alle papier digitaal willen…en daarna die ook in onkostenposten willen organiseren: media-uitgaven, communicatie-uitgaven, auto-onkost…
    Gewoon alles in en uit in data en reportjes.
    emand een idee van zoiets?

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    @yves: check hier eens: http://community.freshbooks.com/addons/

  • Nils Geylen
    Twitter: nilsgeylen
    said

    Juist aan de lijn gehangen met Telenet en meteen effe gevraagd waarom ik nog altijd een papieren factuur krijg.

    “Omdat u een btw-nummer heeft meneer”.

    Tja, zo geraken we er ook niet natuurlijk.

    Maar, zoals al gezegd, toffe methode en ik probeer er nu nog eens wat georganiseerder aan te werken weer. Merci.

  • Ine said

    Canon: enkel voor pc?

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    @Ine: neen. ten eerste werkt de ingebouwde software zowel op MAC als PC, en er is ook bijgeleverde software voor MAC. En ook een speciale MAC versie van die Canon Scanner.

  • StijnDW
    Twitter: StijnDeWinter
    said

    Mooie uitleg!

    Ik ben na je vorige post beginnen experimenteren met Wunderlist en ik sta op het punt Rememberthemilk buiten te gooien voor de nieuwe task manager. Ik worstel ook al een tijdje met invoices allerhande… Ik ben heel tevreden van Billings (Native Mac app) maar het idee om alles in the cloud te pompen spreekt me nog meer aan…

    Ik ga hier ook eens mee aan de slag gaan.
    Wat ik apprecieer is dat de apps die jij gebruikt, net als de manier waarop je er over blogt niet enkel functioneel maar ook altijd damn slick zijn… Ik ben nog maar <1 y mac user, maar ik beklaag me die beweging naar mooi, functioneel design zeker niet…

    Merci voor de inspiratie!

    grtz
    Stijn

  • [...] ik heb mij twee dagen en nachten volledig op mijn administratie gesmeten. Zoals gezegd zijn ze deze dinsdag mijn portable Scanner komen brengen, de Canon P150M. Gedétailleerde info [...]

  • Michel Melsen
    Twitter: michelmelsen
    said

    Ik ben ook van plan de Canon P-150 aan te schaffen. Maar twijfel om de mac-versie aan te schaffen P-150M.
    Je zegt dat de gewone pc versie ook compatible is met Mac maar moet je dan vooraf software installeren of gaat alles plug&play zoals op Windows ?
    Het is wel vreemd dat er een verschil van 30 EUR is tussen beide versies.

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    @Michel inderdaad, maar ik heb ook de Mac versie. Ik durf geen garanties te geven dat die 100% op mwindows werkt, Ik bezit geen enkele PCdie op Windows draait…

  • Michel Melsen
    Twitter: michelmelsen
    said

    ah ok, bedankt !

  • StijnDW
    Twitter: StijnDeWinter
    said

    De scanner is toegekomen en zoals je omschreven hebt: fantastisch product! I love it… Nog 1 dag scannen en ik bereik een near-paperless state. Ik kijk er naar uit…

  • [...] Ik ben de laatste weken erg in de ban van het papierloos leven. Ik werd, zoals nog wel een hoop mensen, geïnspireerd door Niko. [...]

  • Wim said

    Ik scan al jaren op die manier, en ik prijs mezelf gelukkig.
    Volgende stap: een netwerkscanner in de garage zetten, net naast de papierbak. Post leegmaken, docs op de scanner gooien, en de rest de papierbak in.
    Heb mijn MFC ingesteld om elke scan automatisch in de map ‘todo’ te gooien. Met Adobe Acrobat Pro is het knippen en plakken in die pdf’s een fluitje.
    Als ik dan toch al papierkes nodig heb (bv. om op te sturen), dan print ik die af, en dan liggen die in de garage mooi te wachten.
    Geen papier of printer in zicht ;-)

  • Stefaan said

    Voorbije week ook dit pad opgegaan: wat een zaligheid. Over een paar weken hopelijk zo goed als papierloos.

  • [...] bovendien enorm tijdrovend. Aan die teleurstelling kwam vorige week een einde met het blogartikel Paperless van collega-fotograaf Niko Caignie. In zijn zoektocht naar vereenvoudiging en het digitaal ordenen [...]

Leave a Reply