10/3 2011

How I roll in the cloud

17

De meeste onder jullie weten het wel maar ik zal het zelf nog maar even benadrukken: ik ben een gadget freak. Mààr, en daarbij wil ik vooral de nadruk leggen dat het enkel en alléén is als het een functionele meerwaarde heeft en mijn leven vergemakkelijkt. Dat ik daarbij voor Apple – Mac kies is een logisch gevolg uit de traumatische jaren die ik doorgebracht heb om mijn Windows te configureren/herinstalleren of drivers te zoeken voor weet ik veel wat… enfin dat is gewoonweg verleden tijd sinds ik op Apple ben overgestapt. Professioneel maak ik gebruik van 4 toestellen en elk met een zéér specifieke reden:

  • iMac 27 inch: om mijn beelden in zo groot mogelijke resolutie te bekijken & bewerken.
  • MacBook Pro 13 inch: mobiel uitgebreid kantoor als ik lang elders ga zitten om te werken, al mijn commerciële shoots zijn tethered (indien mogelijk) zodat de klant direct een preview heeft van de beelden en indien nodig on the fly een selectie kan maken. De kleinste versie van de Pro serie omdat het in mijn “o zo belangrijke tas” moet passen. If it doesn’t fit the bag, it doesn’t fit my life.
  • iPad 3G: mijn iets compacter mobiel kantoor, heb ik altijd bij voor als er een of andere emergency of dringende offerte aanvraag binnenkomt. En nog veel belangrijker, hier staat heel mijn portfolio op waarmee ik langs klanten ga om mezelf en mijn foto’s voor te stellen. Veel goedkoper dan telkens je portfolio te moeten updaten met A3 prints.
  • iPhone: Ja bellen hé, een beetje mails checken en twitteren, surfen, muziek, saaie meetings overleven, instagrammen, foursquaren, en, en, en …

Enfin, dat materiaal is niet belangrijk maar het is wel belangrijk hoe je die zaken laat praten met elkaar zeker omdat je zeer gefragmenteerd informatie opslaagt op de verschillende toestellen op verschillende momenten. Ik gebruik hier een aantal applicaties voor die ondertussen onmisbaar zijn.

Evernote:

Onmisbaar notitie programma geworden. Alles wat in mijn hoofd opkomt pen ik hier in neer om al dan niet later op terug te komen. Maar ook briefings voor shoots worden hier integraal in gepaste voorzien van commentaar en tags.
Als ik in mijn feedreader een interessante link tegenkom dan mail ik die naar mijn evernote adres zodat ik die later kan bekijken, deze mail komt dan met link en content in de “New” folder, die ik toe heb gewezen voor nog te categoriseren content. Als ik op twitter interessante links krijg gemailed reply ik die naar @myEN en die komen ook mooi in de new folder terecht… Alles is mooi opgedeeld in folders en subfolders. Evernote heeft nog tal van andere voordelen, maar bovenstaande is voor mij al genoeg. Vooral het feit dat ik deze info even duidelijk kan raadplegen op al mijn andere devices, direct gesynchroniseerd is gewoon top!

Dropbox:

Doet eigenlijk hetzelfde als Evernote, maar dan met bestanden. Enerzijds synchroniseert hij alles tussen de verschillende devices (2 mac, iPad, iPhone) maar maakt hij ook nog eens een backup online. Je kan niet veiliger zitten. Zo staan al mijn settings van lightroom in een folder zodat die altijd gesynced wordt met mijn laptop voor wanneer ik op locatie werk. Ik moet voor bepaalde klanten ook beelden exporteren met verschillende logo’s. Die staan hier ook op één centrale plaats en moet nooit als ik update hetzelfde doen op 2 computers. En zo zijn er wel nog een aantal toepassingen die ik gebruik maar je hebt het princiepe wel door: een synchronisatie/backup folder.
Een ander ander aspect dat ik veelvuldig gebruik is het al dan niet publiekelijk sharen van files. Ik lever al mijn klanten files aan via een DropBox URL. Je zipped ze, zet ze in een bepaalde folder, klikt in Finder op “get Public URL” en je mailt die link door. Met sommige klanten werk ik zelfs met een shared folder waar ik gewoon files in kan dumpen.
Een laatste voordeel is dat de LAN sharing tussen twee dropbox folders g.i.g.a.n.t.i.s.c.h snel is. Stel dat ik de raw files van een bewerkte shoot in Lightroom op mijn laptop naar mijn iMac wil transfereren, dat gaat gewoon weg in no time als ik die in dropbox sleep. Je kan zelfs je iTunes hierover sharen, maar tegenwoordig met die Airplay en al is dat niet echt meer nodig…


Google Apps

De professionele(re) versie van de Google diensten: Gmail, Calendar, Docs, … allemaal onder eigen domeinnaam. Dat werkt allemaal imap gewijs zéér goed en realtime tussen de verschillende devices. En vooral als mijn harde schijf crasht of mijn huis afbrandt ben ik niet 10 jaar mails kwijt want ze staan allemaal in the cloud. En zoals u ziet ben ik van het “clean inbox” kinda people.

Freshbooks

Webbased facturatie met een zéér goeie en extreem uitgebreide webinterface en apps voor iPhone/iPad. Ik kan werkelijk op elk moment van de dag zéér eenvoudig offertes/facturen doorsturen aanpassen, kijken of een klant een factuur of offerte heeft gekregen en bekeken, …

Wunderlist

Als laatste maar vooral niet onbelangrijk is een goeie ToDo list die ook weer vlotjes synchroniseert tussen alle andere speelgoedjes.
Ik heb er veel getest, veel geld aan weggesmeten (Things) en uiteindelijk ben ik (voorlopig) bij deze blijven hangen. Wunderlist, blinkt uit in zijn eenvoud en gebruiksgemak. Dat moet een ToDo ding gewoon doen.

In principe zijn alle bovenstaande applicaties gratis, tot op een zeker niveau. Indien je ze zéér intensief gaat gebruiken is een betalende account ook wel handig. En what in god’s name are a few bucks… Het enige dat belangrijk is dat je de tools consequent gebruikt, anders loop je verloren tussen geschreven en digitale notities, verschillende applicaties, …

Voor mij is het vooral belangrijk dat als er iets kapot of verloren gaat dat ik eigenlijk in no time zonder enig bestandenverlies terug aan het werk kan: nieuwe hardware halen, één en ander downloaden en off we go… De andere files die op mijn computers staan die back ik up via Backblaze. En ook mijn blogs zijn me dierbaar, daar steekt jaren werk en beeldmateriaal in, die worden cloudgewijs zéér professioneel bebackupped via Vaultpress.

Er zullen waarschijnlijk nog een hele boel andere (web)apps zijn die hetzelfde doen of misschien beter maar deze mix werkt voor mij het beste. Maar als jullie goede tips hebben, feel free to share! In elk geval hoop ik dat jullie iets met deze post zijn!

17 Responses to “How I roll in the cloud”

  • waffleznwordz said

    Laatste twee zijn hier nog niet in gebruik so thanks for the tips!

  • Serge Van Cauwenbergh
    Twitter: serge_vc
    said

    Ik mag dan al een Windows gebruiker zijn (nog nooit problemen gehad in 20 jaar), dit artikel doet je toch even nadenken dat een goede organisatie en structuur onontbeerlijk zijn. Bedankt voor de uitleg, bevat erg nuttige informatie!

  • Serge Van Cauwenbergh
    Twitter: serge_vc
    said

    Nog vergeten te vragen. Wat zijn zowat de verschillen tussen Google Apps en de gewone versie? Ik gebruik die laatste (mail, agenda) en dat werk goed, en gesynchroniseerd met iPhone.

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    niet veel eigenlijk, de eerste optie van Google Apps is ook gratis trouwens. Alleen kan je nu je volledige domein naam gebruiken, en niet “from:info@nikocaignie (sent via gmail)”

    ook Calendar en docs etc staat nu onder mijn domain naam

    that’s it denk ik.

  • Kristof
    Twitter: morlicious
    said

    Thanks for sharing. Had de apps al staan maar nog niet volledig getuned. Vooral evernote @myEN of mailen wist ik niet.

  • @Serge Van Cauwenbergh

    Google Apps betalende versie heeft een per user data store van 25GB, betere spamfiltering via Postini, een API en een App Store (marketplace).

    De API is heel erg handig wanneer je grotere groepen gebruikers moet beheren.

    Postinin is goed omdat het uitgebreid configureerbaar is op groeps en gebruikers niveau, en uitgebreid raporteert. Stukken beter dan de black box die de standaard Google Spam filter is.

  • Dan said

    I would recommend checking out http://www.Gtdagenda.com for an online GTD manager.

    You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar.
    Syncs with Evernote, and also comes with mobile-web version, and Android and iPhone apps.

  • StijnDW
    Twitter: StijnDeWinter
    said

    Mooi overzicht.

    Ik doe bijna hetzelfde alleen gebruik ik Remember the milk i.p.v. Wunderlist en de (on premise) ‘Billings’ voor facturatie.

    Google Apps, is die compatibiliteit voldoende om er mijn Office 2011 voor te ditchen in een professionele sfeer? Ik gebruik het momenteel alleen om (tussendoor) iets vanuit Gmail te bekijken ipv er Office voor op te starten.

    Ik gebruik 1 Iphone, 1 MBP 13″ en 1 Win 7 machine.

  • Koen said

    Wunderlist moet ik eens uitproberen. Heb even RTM op mij iPhone gehad maar een goede todo-client heb ik er nog niet voor gevonden.

  • Nils Geylen
    Twitter: nilsgeylen
    said

    Dat van die Google Apps heb ik nooit gesnapt. Je betaalt, maar sommige dingen horen er niet bij (ik dacht Reader). Dus als ik dan ingelogd ben met m’n bedrijfsaccount, dan kan ik geen feeds lezen, zoiets?

    Dat onder mijn eigen domein, is me ook niet duidelijk. Ik heb mijn bedrijfsemail (hoewel ik die zelden gebruik) gewoon toegevoegd: alles op dat adres komt binnen in de gewone GMail en ik kan er uit vanuit verzenden als bv. nilsgeylen@crowdbuilder.be

    En storage, zou ik ook kunnen bijkopen. Misschien is het gewoon meer iets voor grote bedrijven?

    Bon, leuke post; ik lees dat graag, wat anderen zoal gebruiken. Ken ze allemaal, maar voor mij is het dan (in dezelfde volgorde): CatchNotes, Dropbox, Google, InvoiceMachine, NirvanaHQ :)

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    @nils: die Apps is inderdaad wel eens verwarrend, maar dat is gewoon omdat je google reader op je oude login zit, je hebt nu ook multiple login in Google apps en dan werkt alles wel, ook je feedreader etc… (voorbeeldje daarvan hier: http://yfrog.com/gyi2rhj)

    Je kan inderdaad steeds een eigen domein in de gewone gmail invoeren maar sommige mailclients tonen dan bij ontvangst: “sent from dipfico@gmail” in mijn geval. En ik wou dat niet dat de nick dipfico er aan verbonden was. Vandaar de switch, maar inderdaad, ik ben een mierenneuker :-) Trouwens mijn versie van G-apps is de gratis versie.

    Ik ga die tools van jou ook is uitchecken, thnx!

  • Paperless | - dipfico's daily -
    Twitter: pitslamp
    said

    [...] Ik geloof in elk geval héél hard in deze manier van aanpak en het sluit nauw aan bij mijn vorige post: “How I roll in the cloud“. [...]

  • Bedankt voor deze interessante post ! Dropbox gebruik ik al een lange tijd. Evernote kende ik nog niet.

  • Stijn
    Twitter: aardling
    said

    @waffleznwordz: Heb je die screenshot van Wunderlist dan niet gezien? ;)

  • Tom said

    interesting post! love these kind of articles. I know they take a while to write so thx for the effort !

  • dipfico
    Twitter: dipfico
    said

    Wat ik nog was vergeten te vertellen was dat freshbooks automatisch reminders stuurt, op tijdstippen die je zelf kan bepalen.

    Echt handig en niet onbelangrijk!

  • Yesterday, while I was at work, my cousin stole my iphone and tested to see if
    iit can survive a thirty foot drop, just sso shee can be a youtube sensation.
    My apple ipad is now broken and she has 83 views.
    I know this is totally off opic but I had to share it with someone!

Leave a Reply